NGÀY 34/100: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUY TRÌNH VẬN HÀNH CÓ AI HỖ TRỢ

 NGÀY 34/100: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUY TRÌNH VẬN HÀNH CÓ AI HỖ TRỢ

Từ "quy trình thủ công" đến "quy trình tự động – tự thích nghi – tự phát triển".

Chào mọi người, hôm nay mình lại tiếp tục quay trở lại với việc sử dụng AI để thiết kế các quy trình vận hành có sự tham gia của AI nhé.

Lưu ý là dù ở việc gì, cũng nên dành tối thiểu 10% công việc cho con người ở các khâu kiểm tra cuối cùng và ra quyết định nha.

 MỤC TIÊU BÀI HỌC

• Hiểu vai trò của AI trong tối ưu và tái thiết kế quy trình vận hành doanh nghiệp.
• Xây dựng khung vận hành thông minh với AI đồng hành: thực thi- theo dõi – nhắc nhở – phân tích – cải tiến.
• Tạo ra một quy trình mẫu AI-powered để áp dụng ngay trong công việc thật.

1. Vì sao quy trình vận hành cần tái thiết với AI?

Trong hầu hết doanh nghiệp hiện nay:

• Quy trình được vẽ ra một lần và ít cập nhật
• Mọi cải tiến thường phụ thuộc vào kinh nghiệm con người
• Khi có vấn đề xảy ra mới điều chỉnh → luôn đi sau.

AI giúp làm khác đi hoàn toàn:

• Theo dõi vận hành liên tục
• Phân tích dữ liệu real-time: phát hiện lỗi – nghẽn – lặp lại
• Đề xuất cải tiến tự động dựa trên mô hình tối ưu

AI không thay con người ra quyết định – mà giúp lãnh đạo nhìn thấy vấn đề trước khi nó xảy ra.

2. các cấp độ AI hỗ trợ vận hành

Cấp 1: Theo dõi & báo cáo tự động: AI ghi lại dữ liệu, tạo báo cáo, nhắc việc, AI nhắc deadline – tổng hợp KPI theo tuần

Cấp 2: Phân tích & phát hiện bất thường: AI phát hiện điểm nghẽn, đề xuất giải pháp, AI nhận diện team nào đang chậm tiến độ và gợi ý hành động.

Cấp 3: Học & tự tối ưu: AI học từ dữ liệu cũ và tự đề xuất cải tiến quy trình, AI tự động phân bổ task phù hợp năng lực từng nhân sự

3. Các bước thiết kế hệ thống vận hành AI-powered

 Bước 1: Xác định quy trình trọng yếu

Hãy thảo luận với cả team:

“Đâu là 3 quy trình cốt lõi quyết định hiệu suất và chất lượng doanh nghiệp mình?”

Ví dụ:

• Onboarding nhân sự
• Quản lý dự án
• Chăm sóc khách hàng

 Bước 2: Mapping quy trình – Tìm điểm AI có thể hỗ trợ

Phân tích theo tiến trình:

• Thu thập dữ liệu
• Thực thi
• Phân tích dữ liệu
• Đề xuất quyết định
• Theo dõi & cải thiện

 Đánh dấu bước nào có thể AI làm tốt hơn con người.

 Bước 3: Chọn công cụ AI phù hợp

• Tự động hoá & nhắc nhở: Zapier, Notion AI, Slackbot..
• Phân tích hiệu suất: ChatGPT + Google Sheets + Looker Studio
• Ghi nhận & theo dõi phản hồi: Forms + AI phân tích cảm xúc
• Đề xuất cải tiến quy trình: Claude, ChatGPT Advanced

4. Mẫu câu lệnh C.R.E.A.T.E gợi ý hôm nay

Hôm nay bạn hãy thử câu lệnh sau xem sao nhé:

Bạn là chuyên gia thiết kế quy trình vận hành thông minh tích hợp AI. Hãy giúp tôi phân tích quy trình [ghi rõ tên quy trình] và xác định các điểm mà AI có thể hỗ trợ để tối ưu và tự động hoá. Ví dụ: Quy trình onboarding nhân sự → AI hỗ trợ gửi checklist tự động, nhắc nhở hoàn thành từng bước, phân tích phản hồi nhân sự mới.

Quy trình hiện tại của tôi: [mô tả ngắn gọn] . Trình bày kết quả dạng bảng gồm 2 cột: Bước quy trình | Gợi ý AI hỗ trợ

Gợi ý thêm 1-2 công cụ phù hợp để triển khai ngay.

 BÀI TẬP THỰC HÀNH HÔM NAY

 Chọn 1 quy trình vận hành thật sự đang dùng trong doanh nghiệp.

 Thực hiện phân tích theo mẫu câu lệnh trên.

 Vẽ sơ đồ quy trình cũ → Vẽ lại sơ đồ quy trình có AI hỗ trợ (có thể vẽ tay hoặc Miro).

 Viết ra 1 cải tiến cụ thể mà bạn sẽ thử nghiệm trong 7 ngày tới.

 CÂU HỎI CHIÊM NGHIỆM (NEPQ):

Nếu hệ thống vận hành của tôi trở nên thông minh hơn mỗi ngày nhờ AI, tôi sẽ chuyển vai trò của mình từ "người kiểm soát" sang "người kiến tạo" như thế nào?

Chúc mọi người ngày mới an lành.